Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dopuszczającego przesyłanie faktur w dowolnej formie elektronicznej (np. mailem). Odpowiednio ma być również zmienione rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.).
Zdaniem Ministra Finansów celem zaproponowanych zmian jest uproszczenie obrotu tymi fakturami, tak aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych.
Zaproponowane zmiany stanowią propozycję unowocześnienia zasad obrotu fakturami elektronicznymi w kierunku określonym przez dyrektywę Rady 2010/45/UE, z uwzględnieniem obecnie obowiązujących przepisów dyrektywy 2006/112/WE.Dotychczasowe kwestie objęte projektem są regulowane rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).
Szczegóły zmian
Projekt rozporządzenia określa sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej oraz zasady ich przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną. Będzie można np. przesyłać mailem lub faxem również faktury wystawione wcześniej na papierze. W projektowanym rozporządzeniu zrezygnowano (w porównaniu do obecnie obowiązującego rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r.) z obligatoryjnego stosowania szczególnych technologii przesyłu elektronicznego faktur.
Faktura VAT od A do Z
Akceptacji albo jej cofnięcia można dokonać w formie papierowej lub elektronicznej. Strony muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych, zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy, tak aby zapewnić sposób przechowywania faktur zgodny z przepisami. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej zrezygnowano z dotychczasowych wymogów, aby stosować bezpieczny podpis elektroniczny, weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektroniczną wymianę danych (EDI). W przypadku cofnięcia akceptacji proponuje się (analogicznie tak jak obecnie), aby wystawca faktury tracił prawo do przesyłania temu odbiory faktur od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji. Jednak ze względu na fakt, że proces przygotowywania danych, ich sprawdzania i w końcu wystawiania faktur może w niektórych firmach, np. ze względu na istotny stopień zautomatyzowania tych czynności, utrudniać lub uniemożliwiać szybkie uwzględnienie cofnięcia akceptacji dla fakturowania elektronicznego proponuje się, aby strony mogły postanowić o innym terminie utraty prawa do przesyłania faktur elektronicznych w przypadku cofnięcia akceptacji, o ile nie będzie on dłuższy niż 30 dni. Zgodnie z § 3 nowego rozporządzenia faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. W § 3 zdefiniowano również pojęcie autentyczności pochodzenia, które oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury oraz integralności treści, które oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (wystarczy zatem plik w formacie pdf). Bez konkretów Brakuje niestety konkretów, co do tego jak można uzyskać pewność co do tożsamości wystawcy faktury (oprócz bezpiecznego podpisu i systemu EDI). Nie ma pewności np., czy wystarczy mail ze znanego już wcześniej adresu kontrahenta. Dla uproszczenia i ułatwienia obrotu fakturami przesyłanymi elektronicznie dane wspólne dla poszczególnych faktur będą mogły zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane. Faktury przesłane drogą elektroniczną (analogicznie, jak w przypadku faktur przesłanych w formie papierowej) podatnicy obowiązani będą przechowywać w dowolny w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Sposób przechowywania faktur ma zapewnić łatwe odszukanie i bezzwłoczny dostęp do faktur będących przedmiotem kontroli. Co więcej każda faktura przesłana w formie elektronicznej może być przechowywana na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, pod warunkiem zagwarantowania dla celów kontrolnych za pomocą środków elektronicznych pełnego dostępu on-line do tych faktur. Wprowadzenie tego wymogu ma umożliwić podatnikom przechowywanie faktur w dowolnym państwie członkowskim nie pozbawiając jednak organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej łatwego i szybkiego dostępu do tych faktur. Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie muszą być dostępne dla ew. kontroli w trybie umożliwiającym bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w formacie tekstowym.
wicej www.wieszjak.pl
