Już od 1 stycznia 2012 r. pojawiła się taka możliwość w wyniku wejścia w życie nowelizacji kodeksu spółek handlowych. Nowelizacja ta wprowadza nową dodatkową metodę rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością za pomocą internetowego systemu Krajowego Rejestru Sądowego. Bardzo prawdopodobne, iż ten nowy sposób rejestracji ze względu na szybkość i prostotę będzie cieszył się dużą popularnością wśród osób pragnących możliwie szybko założyć i zarejestrować spółkę z o.o.

Przyjrzyjmy się bliżej temu jak będzie przebiegał proces rejestracji spółki w sposób elektroniczny. Wspólnik lub wspólnicy zakładający spółkę będą musieli posłużyć się wzorcem umowy spółki określonym w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości. Pomimo zastosowania jednolitego wzorca umowy przewiduje ono rozwiązania opcjonalne, których zastosowanie zależeć będzie od woli wspólników. Przykładem może być tu powoływanie lub nie rady nadzorczej spółki. Umowa spółki podpisywana będzie za pomocą tzw. podpisu elektronicznego czyli danych które pozwolą na identyfikację osoby składającej tego rodzaju podpis. Z chwilą wypełnienia i podpisania wzorca umowy spółki podpisem elektronicznym nastąpi zawarcie umowy spółki.

Tak podpisaną umowę spółki załączać się będzie do elektronicznego wniosku o rejestrację spółki w KRS. Wniosek taki będzie mógł być złożony przez pełnomocnika, który wystarczy że powoła się na udzielone mu pełnomocnictwo, którego nie będzie musiał załączać do wniosku. Pamiętać również należy o złożeniu listy wspólników spółki.

Osobliwością rejestracji elektronicznej jest wydłużony termin do wniesienia wkładów na pokrycie udziałów nowo zawiązanej spółki. Wynosi on siedem dni od wpisu do rejestru, który to wpis zasadniczo następować ma w ciągu 24 godzin od złożenia wniosku. Przypomnijmy, że przy zwykłym trybie rejestracji udziały powinny być w całości pokryte już w dniu składania wniosku o rejestrację. Podobnie rzecz się ma odnośnie poświadczonych notarialnie wzorów podpisów członków zarządu, które również trzeba złożyć w ciągu siedmiu dni od rejestracji spółki.

Istotnym ograniczeniem w nowym trybie zakładania sp. z o.o. będzie zapewne okoliczność, iż w momencie założenia będzie można wnieść na pokrycie kapitału zakładowego jedynie wkłady pieniężne. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie późniejszemu, tzn. już po zarejestrowaniu spółki, ustanowieniu nowych udziałów i pokryciu ich wkładami niepieniężnymi na podstawie aktu notarialnego zmieniającego umowę spółki.

Co ważne w przypadku elektronicznej rejestracji nie będzie stosowana tzw. zasada jednego okienka tj. wymóg składania w KRS-ie formularzy urzędu skarbowego, zakładu ubezpieczeń społecznych i urzędu statystycznego. Wobec tego zarząd spółki będzie zobowiązany do dokonania odrębnego zgłoszenia zawiązania spółki do tych instytucji.

Spółka zarejestrowana w sposób elektroniczny nie będzie w niczym różnić się od spółki zarejestrowanej w tradycyjnej formie. Przyjęcie w polskim systemie prawnym tego nowego rozwiązania prawnego powitać należy z zadowoleniem, jednakże istnieje również ryzyko łatwiejszego zakładania i nowych spółek przez osoby chcące wykorzystać tę formę działalności jako pole do nadużyć gospodarczych. Zakładając spółkę u notariusza osoby przystępujące do aktu notarialnego muszą wykazać swoją tożsamość za pomocą dokumentów oraz/lub legitymację do reprezentowania danej osoby prawnej. Przy rejestracji elektronicznej nie będzie już możliwa tak wnikliwa kontrola legitymacji osób zakładających nową spółkę z o.o.

O autorze:
Mec. Krystian Stanasiuk, LL.M.
Radca Prawny w Kancelarii Prawnej e|n|w|c

Krystian Stanasiuk jest radcą prawnym. Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu (mgr prawa) oraz Uniwersytetu Drezdeńskiego (LL.M.). Ukończył także Szkołę Prawa Niemieckiego przy UAM w Poznaniu.
Mecenas Stanasiuk jest członkiem Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie, byłym stypendystą programu Sokrates-Erasmus na Uniwersytecie Poczdamskim.

Doświadczenie zawodowe zdobył podczas pracy w międzynarodowej kancelarii prawnej e|n|w|c w Warszawie.
Zakres jego specjalizacji obejmuje przede wszystkim: prawo handlowe, prawo pracy, prawo cywilne, prawo o cudzoziemcach oraz spory sądowe. Współprowadził liczne procesy cywilne, pracownicze, postępowania rejestrowe oraz administracyjne.
Posiada bogatą praktykę w dziedzinie świadczenia pomocy prawnej dla polskich i zagranicznych przedsiębiorców. Specjalizuje się w przeprowadzaniu kompleksowych projektów z dziedziny prawa pracy, takich jak opiniowanie i tworzenie projektów indywidualnych oraz zbiorowych dokumentów pracowniczych przedsiębiorstwa, przeprowadzanie zwolnień indywidualnych i grupowych oraz prowadzenie procesów przed sądami pracy. Ponadto mec. Stanasiuk posiada bogate doświadczenie w legalizacji pobytu i zatrudnienia zarówno zagranicznej kadry zarządzającej jak i wykwalifikowanych pracowników fizycznych przy dużych projektach budowlano-instalacyjnych. W ramach swej praktyki procesowej prowadził również wiele postępowań związanych z sądowym dochodzeniem roszczeń i ich późniejszą egzekucją komorniczą.
Jest autorem wielu publikacji i wystąpień w mediach ogólnopolskich i prasie branżowej.
Biegle włada językiem niemieckim i angielskim. Mówi także po rosyjsku.